הקבלה הווטרינרית המוערכת ורבת-הכישרונות

2024 מְחַבֵּר: Daisy Haig | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:08

אחד האנשים החשובים ביותר שתיתקל במשרד הווטרינר שלך הוא פקיד הקבלה שמקבל את פניך כשאתה עובר דרך הדלת.

זה נכון במיוחד עבור רופאים כמוני שעובדים בענף הפניות וטרינרי. אנו לא מעריכים גורים או חתלתולים בריאים, ואנחנו בדרך כלל לא מוצאים את לוח הזמנים שלנו מלא בביקורי בריאות שגרתיים. מטופלינו אובחנו בעבר עם הפרעה או תהליך כלשהו של מחלה, דבר המחייב הפניה למתקן שלנו לצורך אפשרויות אבחון ו / או טיפול נוספות. לכן, הבעלים מבקשים טיפול ממומחים מכיוון שחיית המחמד שלהם חווה בעיה בבריאותם.

כאשר הבעלים עוברים את הכניסה לבית החולים שלנו, הם מתמלאים בחרדה ובחשש, והסערה הרגשית שלהם ניכרת כבר מרגע הגעתם. פקיד הקבלה הוא האדם הראשון שהם יפגשו ואיכות האינטראקציה הראשונית הזו יכולה לתת את הטון לא רק להמשך ביקורם הראשון, אלא לכל האינטראקציות הבאות.

המטרה שלי היא שכל בעלים שאני נתקל בו ירגיש חשוב, מתנחם, נינוח, וכאילו הוא רק מלטף את לוח הזמנים לפגישות שלי להיום. אם פקיד קבלה יכול לזהות נכון את המטופל לפי שמו (ומין), מחווה לא משמעותית זו, משמעותה לעיתים קרובות הרבה מאוד עבור הורה חיית מחמד מוטרד, בתקווה אפילו לתחושת ביטחון זעירה.

בבתי חולים רבים להפניות, פקידי הקבלה הם גם האנשים שמוטלים עליהם החובה לענות על כל השיחות הנכנסות. מצופה מהם לעשות זאת עם מקסימום טבעת אחת, להיות תמיד מנומסים ועליזים, ולדבר בקול צלול בקצב אחיד.

זה נכון באותה מידה ביום עמוס בו הם עשויים להתמודד עם כמה משימות שונות בו זמנית, כמו גם על איטי שבו ציפיות אלה לא יכולות להיות מרתיעות באותה מידה. פקידי הקבלה צריכים לשמור על קור רוח במצבי לחץ גבוה ולעולם לא לתת לבעל שאין להם אלא כל הזמן שבעולם כדי לעזור לאותו אדם להתמודד עם צרכיו.

בבית החולים שלנו, לעתים קרובות הבעלים יתקשרו ויבקשו מפקידי הקבלה לקבלת ייעוץ במקום לקבוע התייעצות עם רופא. אין זה מתאים לפקיד קבלה להמליץ לבעלים על המלצות רפואיות או להציע אפשרויות טיפול כאשר הבעלים מחפשים אחריות שזה בסדר לא להביא את חיית המחמד שלהם להערכה.

פקידי הקבלה צריכים להיות מסוגלים להפנות את הבעלים לאדם הנכון שיוכל לענות בצורה נאותה על השאלות הנשאלות, אך גם להישאר אוהדים את צרכי הלקוח. לכן, חובה כי פקיד קבלה יהיה אינטליגנטי, אמין, בעל הכשרה רפואית במקצת, אך גם מודע היטב למגבלותיהם ולמתי קווים פוטנציאליים קרובים למעבר.

בבתי חולים רבים, ובמיוחד אלה המוטל על טיפול חירום / דחוף, פקידי הקבלה נדרשים לחשוף חיות מחמד הסובלות ממצבים דחופים / מסכני חיים מאלה היציבים ומסוגלים להמתין זמן קצר לפני שנראים. זה יכול להתרחש באמצעות שיחת טלפון או כאשר הלקוח / המטופל מגיע ללא פגישה. לעתים קרובות הם צריכים לקבוע פיצול שניה אם המצב דורש התייחסות חירום, ולכן עליהם לקבל הכשרה בסיסית למה לחפש כדי להקל על ביצוע ההכרעה.

לעתים קרובות המפקדים מקבלים משימה לגבות תשלומים ו / או פיקדונות בחשבונות של חיית המחמד. הם אנשי החזית העוסקים בכספים וזה יכול להוביל לכמה "שיחות" לוהטות ואינטראקציות מונעות רגשית, במיוחד במקרי חירום.

ישנן עשרות תחומי אחריות אחרים המוטלים על פקידי הקבלה, כולל הגשה, פקס, קביעת פגישות מעקב, חלוקת תרופות, תיקון ציוד משרדי וניקיון. אלה נחשבים בדרך כלל להיבטים ה"מעשיים "בתיאורי התפקיד שלהם.

בצד הפחות מוחשי מבחינה טכנית עומדות חובותיו של פקיד הקבלה להרגעת לקוחות מודאגים או כועסים, עבודה לצד רופאים וטכנאים חסרי סבלנות, וממש ממש להיות מושלמים רגשית ואישית ועליזים בכל עת.

פקידי הקבלה צריכים להיות מסוגלים לבצע את המטלות הללו גם כאשר הם לא מתחשק להיות עליזים או נלהבים במיוחד. הם צריכים להתייחס לכל בעלים באופן פרטני ומכובד, גם אם האדם שרק שוחחו איתו בטלפון התווכח עם כך שהוא גבה מחירים מופקעים או לא העניק להם ייעוץ רפואי דחוף.

קראתי כי תיאור התפקיד לפקיד קבלה וטרינרי אינו דורש סט מיומנויות ספציפי וללא ניסיון. הייתי טוען שכדי שפקיד קבלה יצליח, הוא צריך להחזיק בכישורי תקשורת מצוינים, יכולות טכנולוגיות מתקדמות ולהיות מסוגל לבצע ריבוי משימות מבלי לחשוב על זה יותר מדי.

בנוסף, עליהם להיות בעלי תכונות הכוללות חסד, חמלה, סבלנות, וכמו כל כך הרבה מאיתנו בתחום הווטרינרי, עור עבה כדי להיות מסוגל להתמודד עם בעלי חיות מחמד עצבניים ורגשיים שלעתים שוכחים להיות מנומסים.

תמיד אמרתי שלעולם לא אוכל לבצע את העבודות שצוות הקבלה מבצע בבית החולים שלי, ואני אסיר תודה מאוד לעבוד לצד אנשי צוות מוכשרים וידידותיים אשר עמלים בהתלהבות כה רבה באחריותם.

ואני מעריך מאוד את היכולת שלהם להגן עלי מפני משימות יומיומיות אופייניות שהם כל כך לוקחים על עצמם בכדי לגרום ליומי לזרום בצורה חלקה ככל האפשר.

ד ר ג'ואן אינטיל